Finanças justificam destruição de papéis de trabalho com “práticas internas” da IGF

Ministério tutelado por Maria Luís Albuquerque diz que apenas os relatórios têm de ser preservados mais do que três anos, embora a lei englobe todo o tipo de documentos.

Foto
Falta de papéis de trabalho não permitiu dar resposta a uma das solicitações da ministra das Finanças enric vives-rubio

O Ministério das Finanças reagiu nesta sexta-feira, em comunicado, às notícias avançadas pelo PÚBLICO sobre a destruição de papéis de trabalho associados a relatórios que a Inspecção-Geral de Finanças (IGF) produziu em 2008 sobre as contas de empresas públicas e que incluíam um capítulo dedicado aos swaps.

A tutela de Maria Luís Albuquerque, junto da qual o PÚBLICO procurou, sem êxito, esclarecimentos na quinta-feira, veio confirmar que a auditoria interna realizada à IGF “apurou que alguns ‘papéis de trabalho’ foram destruídos”. E acrescentou que a decisão foi tomada seguindo “práticas internas da IGF”, que prevêem que este tipo de documentos sejam “conservados pelo prazo de três anos, após a aprovação do relatório da tutela”.

Recorde-se que a gestão documental neste organismo se rege pela portaria nº. 525/2002, que, no que diz respeito às acções de “controlo no âmbito do Sector Empresarial do Estado”, não faz uma distinção entre relatórios, papéis de trabalho ou outro tipo de documentos. E que, tal como o PÚBLICO noticiou nesta sexta-feira, prevê que haja uma primeira fase de conservação activa por três anos, seguindo-se uma segunda fase de conservação semiactiva por 17 anos.

O Ministério das Finanças veio dizer, no entanto, que a referida portaria “estabelece que em relação à documentação relativa a ‘controlo no âmbito do Sector Empresarial do Estado’ apenas os relatórios de auditoria têm de ser conservados pelos prazos prescritos”.

A obrigatoriedade de preservar todos os documentos por 20 anos (três mais 17) foi confirmada quinta-feira por uma técnica superior da Direcção-Geral de Arquivos/Torre do Tombo (DGARQ), o organismo que supervisiona a gestão arquivística na administração pública.

Uma das questões enviadas ao Ministério das Finanças prendia-se exactamente com o facto de a portaria prever este período de tempo para a conservação de documentos. Ao email do PÚBLICO, a assessora respondeu que a tutela “não vai fazer comentários”.

A IGF tem, de facto, normas internas que fazem referência à eliminação de papéis de trabalho. No entanto, este manual, aprovado por despacho do actual inspector-geral em 2008 e publicado no site do organismo, não parece contrariar as regras da portaria. Refere apenas que a “decisão sobre o prazo de permanência em arquivo” dos papéis de trabalho, bem como “a decisão de os mandar destruir”, são atribuídas ao “director operacional responsável pela equipa que executou a acção”.

Mas normas internas da IGF precisam que este deve ter em conta “o período de tempo necessário para dar cumprimento a eventuais exigências legais”. E o manual diz ainda expressamente que “os papéis de trabalho pertencem à IGF, pelo que devem ser tomadas as medidas adequadas para garantir a sua conservação”, fazendo aliás uma remissão para a portaria n.º525/2002.

Dado que a destruição de documentos na administração pública implica o preenchimento de um auto, do qual deve ser obrigatoriamente enviada cópia para a DGARQ, o PÚBLICO tentou saber, sem êxito, se a IGF tinha notificado a eliminação.

Os papéis de trabalho que foram destruídos (relativos aos relatórios de empresas como a Refer, Metro de Lisboa, Metro do Porto e TAP) deveriam ter sido consultados durante a auditoria pedida por Maria Luís Albuquerque, na sequência da polémica dos swaps. É a própria IGF que os requer internamente, tendo sido alertada no final de Junho, por email, de que tinham sido eliminados.

Aliás, o remetente desse email (uma subinspectora da IGF) justifica a sua destruição com a portaria n.º 525/2002, enquadrando-os precisamente na lei que o Ministério das Finanças veio explicar nesta sexta-feira que não é aplicável nestes casos.

Na auditoria, a IGF escreve que “mostrou-se necessário” ter acesso a estes papéis de trabalho para dar resposta a uma das solicitações da ministra das Finanças: determinar “a existência de informação obtida sobre os contratos de gestão do risco financeiro”, bem como o “tratamento e encaminhamento que a mesma terá tido”. Isto porque era nestes papéis que constavam os passos dados pelos inspectores da IGF no controlo feito aos swaps. Restaram apenas os documentos relativos à CP e à Carris.

No comunicado enviado nesta sexta-feira às redacções, o Ministério das Finanças reitera, por fim, que a documentação relativa a todas as empresas com contratos swap, no âmbito de uma auditoria realizada no final de 2012 pela Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública, “já [foi] transmitida à Procuradoria-Geral da República e à Comissão Eventual de Inquérito à Celebração de Contratos de Gestão de Risco Financeiro por Empresas do Sector Público”.