Como controlar despesas quando se viaja em grupo

Perdeu a factura do almoço ou do combustível e não se lembra de quanto pagou? Há serviços em cloud que ajudam a gerir contas e partilhar gastos.

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Paulo Pimenta/Arquivo

Um dos desafios de viajar acompanhado é manter as contas controladas. Há sempre alguém que pagou o almoço e perdeu a factura, ou aquele membro do grupo que vai adiantando dinheiro e que às tantas já não sabe quanto deu a quem. Uma solução é recorrer a aplicações que permitem registar e partilhar despesas. E que tanto servem para viagens em grupo – e outras situações simples e pontuais, como festas ou jantares –, como para situações mais duradouras, por exemplo para quem partilha casa com amigos, para a gestão de contas de uma família ou até de uma pequena empresa. 

Entre as diversas soluções no mercado, há muitas coisas em comum. Em primeiro lugar, são serviços baseados numa cloud, o que garante acesso universal entre os membros de um grupo. Ganha-se transparência e pode-se eliminar as facturas em papel, guardando-as como fotografia em formato digital. 

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Vista de ecrã da Splitwise DR

Outra coisa em comum é que a instalação não tem custos e, regra geral, oferece dois níveis de serviços. O mais básico é gratuito e inclui o essencial para uma gestão não profissional. Mas para situações mais exigentes há também um nível mais avançado, pago através de uma subscrição mensal (à volta dos dois euros), com acesso a gráficos, a serviços como acerto imediato de contas por transferência e outras funcionalidades mais elaboradas. 

A Splitwise é uma destas aplicações. Tal como outras, descarrega-se gratuitamente (iOS e Android). Foi criada por uma equipa liderada por um ex-estudante de Astrofísica de Harvard, Jonathan Bitter.

"Somos uma empresa que facilita a partilha de despesas entre família e amigos. Organizamos e classificamos toda a documentação e guardamo-la num só sítio, de modo que toda a gente pode ver quem deve o quê e a quem", promete a empresa, que nasceu no mais pequeno estado dos EUA, Rhode Island, e rapidamente se tornou global.

O serviço pode ser usado através de uma app ou no computador. Para tal basta abrir uma conta, criar um grupo de participantes, dar um nome à actividade (por exemplo, Viagem ao destino X) e começar a registar quem pagou o quê. Os registos podem ser exportados como folha de cálculo (em formato CSV). 

É possível escolher qual a moeda usada em cada transacção, acrescentar notas individuais, acompanhar saldos, personalizar o método de partilha da despesa (se nada for dito, cada despesa é dividida em partes iguais por todos os membros do grupo) e a qualquer momento fazer a liquidação de contas.

Na versão Splitwise Pro (€1,99 por mês, renovados mensalmente), há uma opção muito útil que faz a reconciliação dos gastos de modo a evitar a multiplicação de pagamentos. Se A deve 100 a B e B tem a haver 50 de C, a app apresentará a forma mais simples de saldar as contas (neste caso simples, C daria 50 a A e B para os restantes 50 a A).

Nesta área das finanças pessoais, a empresa tem desenvolvido outras "calculadoras" úteis para o dia-a-dia, como por exemplo uma ferramenta que ajuda a calcular, por critérios objectivos e mensuráveis, como dividir a renda de um apartamento, quanto deve descontar da renda por estar sujeito a diferentes tipos de ruído (e, sim, sexo barulhento no quarto ao lado é uma das categorias...), ou como calcular o preço justo de mobiliário que tem em casa e pretende vender. Nestes casos, todos os cálculos são feitos em dólares.

Outra solução é o serviço Splittr. A lógica é basicamente a mesma e se há alguma vantagem desta em relação à anterior essa é o facto de as funções básicas poderem ser usadas em modo anónimo, isto é, dispensando a criação de uma conta. É útil para quem procura um serviço que não exija dados pessoais, mas os serviços mais avançados acabam por requerer na mesma um registo. A app está igualmente disponível em iOS e Android.

 A Venmo é uma alternativa igualmente popular. Disponibiliza funções de gestão de contas e outras, mais numa lógica de rede social (alertas de aniversários, por exemplo). Recorre ao sistema PayPal para permitir compras, pagamentos e transferências. No entanto, por agora não está disponível no mercado português.

Estes são alguns exemplos de como a tecnologia está a mudar a nossa relação com o dinheiro e a banca tradicional. A desmaterialização é uma das apostas em serviços como os do Google Pay, do Verse ou Divvy, que facilitam a opção de viajar sem dinheiro ou cartões. Desde que tenhamos atenção ao telemóvel, é uma opção segura, sobretudo se o destino for mais arriscado.