Estas são algumas das melhores ferramentas de teletrabalho

Emails esquecidos, informação cruzada, demasiadas equipas ou tarefas perdidas? Começar a trabalhar remotamente pode ser complicado, mas há várias plataformas disponíveis para ajudar.

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Duas pessoas a trabalhar de casa, na Polónia REUTERS

À medida que mais pessoas começam a trabalhar de casa, em Portugal e no mundo, vai-se testar a robustez das ligações à Internet e as ferramentas para trabalho remoto que já existem – um desafio maior para pequenos negócios ou empresas que não estão habituadas a gerir grandes números de profissionais em teletrabalho.

O PÚBLICO juntou algumas ferramentas e estratégias que podem ajudar. Desde plataformas para videoconferências online, a serviços de mensagem além do WhatsApp ou do Messenger, estratégias para quem tem de lidar com uma Internet lenta, ou grupos onde pequenos negócios podem divulgar as suas estratégias para se manterem activos. 

O Governo português também tem várias sugestões, para diferentes sectores, no site de informação sobre a covid-19.

Slack ou Teams para separar trabalho, amigos e família

Slack é uma plataforma de mensagens instantâneas em que uma empresa cria um local de trabalho, que pode reunir diversas equipas a falarem entre si e a partilharem documentos. Há também a opção de trocar mensagens directas entre diferentes utilizadores. A vantagem face a outros serviços como o Messenger ou o WhatsApp, do Facebook, é que não há mensagens de amigos ou familiares (mesmo silenciosas) no mesmo espaço de ecrã.

A plataforma Teams da Microsoft é outra opção. A versão gratuita, para um máximo de 300 utilizadores, permite comunicar via mensagens instantâneas com diferentes equipas, fazer videochamadas e colaborar na edição de ficheiros.

Email em versão html e sites mobile para Internet lenta

A versão de html do Gmail, concebida para ligações de Internet mais lentas e navegadores antigos, é uma opção para horas de maior tráfego. Pode-se aceder directamente aqui. Quanto às redes sociais, uma opção pode ser aceder à versão para telemóveis do Facebook.

MenosHub para pequenos negócios

Pequenos negócios (em áreas como restauração, apoio escolar ou costura) podem registar-se na comunidade portuguesa Menos Hub. Está a dar os primeiros passos, mas quer ser um repositório de pequenos empreendedores que tentam manter a actividade na situação actual, quer seja com refeições take-away, explicações escolares através da Internet ou grupos de contadores de histórias online de algumas bibliotecas.

Serene e Forest para desligar distracções

A Serene é uma aplicação de iOS para ajudar a desligar distracções do telemóvel quando se precisa de focar, online. Ajuda o utilizador a definir um objectivo diário (por exemplo, rever um relatório ou preparar uma apresentação) e a dividir esse objectivo em tarefas. Bloqueia sites que distraem (como o Twitter e o YouTube) temporariamente e usa vários “estimuladores de foco” (por exemplo, relógios em contagem decrescente até à próxima pausa).

Para os utilizadores Android, há o Forest. Disponível para Android e iOS, funciona como um jogo: quando se quer fazer uma pausa ou focar numa só tarefa, abre-se a aplicação para “plantar uma árvore” virtual que vai crescendo durante a pausa do utilizador. A árvore morre quando o utilizador perde o foco e consulta outros sites ou aplicações móveis. Há também uma extensão para o navegador Chrome, do Google.

Trello para dividir tarefas

É uma ferramenta que facilita a organização de tarefas entre equipas através de cartões que lembram post-its numa parede. Cada cartão permite incluir fotografias (com ideias, por exemplo), listas, datas de entrega, e questionários sobre decisões que têm de ser tomadas. Para ajudar os principiantes, o Trello lançou um guia de trabalho remoto.

Zoom Meetings para videoconferências 

Facilita a coordenação de chamadas de vídeo, ou só voz, para equipas. A vantagem face a ferramentas como o Facebook, Skype ou WhatsApp é que a versão gratuita permite chamadas com 100 pessoas. A versão não paga permite chamadas até 40 minutos. Outra vantagem é que facilita o envio de ficheiros e a coordenação de uma reunião com a possibilidade de o moderador da reunião ligar e desligar microfones e câmaras dos diferentes membros da equipa.

Daywise para gerir as notificações

Em vez de estar sempre a receber notificações, com o Daywise (Android) as notificações são enviadas, em grupo, a horas especificas. Desta forma, o utilizador mantém-se informado daquilo que é importante, mas não está constantemente a ser interrompido. A aplicação também permite restringir todas chamadas ao telemóvel, tirando contactos que o utilizador pode definir como VIP (muito importantes).

Mindmeister para mapas de ideias

Este programa permite que várias pessoas partilhem sugestões sobre um tema ou projecto através de mensagens em formato de balões. O objectivo é visualizar as ideias de diferentes membros da equipa e perceber como se podem interligar. O programa tem ainda um serviço de mensagens integrados e a opção de recuperar alterações e modificações que foram feitas.

Zoho para um email mais organizado

Na fase de adaptação ao mundo do teletrabalho, é normal ter demasiados emails de colegas a enviar contactos e a tentar organizar tarefas. A Zoho Desk, frequentemente utilizada no apoio ao cliente, ajuda a gerir o caos com um sistema de senhas de email. As funcionalidades incluem alertas sobre emails com prioridade ou que estão sem resposta há muito tempo, um painel de controlo para perceber o tempo de resposta e um “centro de conhecimento” que permite automatizar respostas para assuntos e perguntas mais simples.

Linkedin para manter o networking

Uma das redes sociais mais usadas para trocar contactos entre profissionais de diferentes sectores. Durante uma época de teletrabalho, pode ajudar a encontrar e falar com profissionais do mesmo sector.