A criação de uma plataforma informática que agrega tudo o que diz respeito à contabilidade das escolas permitiu ao Instituto de Gestão Financeira da Educação (Igefe) poupar uma tonelada de papel por ano, segundo o próprio. Eliminaram-se também outras despesas, com selos e envelopes, por exemplo. Pois até há dois anos os documentos circulavam por correio ou fax entre os agrupamentos de escolas e a tutela.

A chamada Plataforma Operacional Integrada de Gestão, “mais do que um repositório de dados, é um instrumento de controlo financeiro”, diz Luís Farrajota, vogal da Igefe e responsável pela plataforma. Demorou cerca de um ano a ser criada e funciona há dois. É agora divulgada como um dos bons exemplos do programa de fundos europeus de apoio à competitividade e internacionalização, o Compete 2020.

Veio substituir algo que já existia? “Não, antes não havia nada. Vem substituir uma cultura tradicional que existia quer no instituto quer no Ministério da Educação. Trouxe fiabilidade ao sistema”, afirma Luís Farrajota. Agora “todas as variáveis que competem ao instituto financeiro” estão no mesmo local. Este pode saber “em tempo real” quais as escolas em obras, quantos manuais escolares gratuitos já chegaram às mãos dos alunos e quantos livreiros já foram reembolsados, por exemplo.

Uma das mais-valias é a existência de alertas automáticos quando há uma tendência de consumos ou de despesa anómala. Estes soam, por exemplo, quando as escolas têm consumos extraordinários de água (que pode dever-se a uma fuga não detectada) ou quando gastam muita energia eléctrica fora do horário escolar. “Conseguimos também detectar comportamentos menos consensuais ao nível das baixas dos professores e assistentes”, repara Luís Farrajota.

Os alertas, definidos pelo Igefe, podem cruzar várias variáveis e permitem ao gestor antecipar ou corrigir determinadas anomalias. É o Igefe que procurar esclarecer o que se passa e resolvê-lo directamente com as escolas. No caso das baixas médicas, pode reportar suspeitas à ADSE.

“Conseguimos acompanhar, monitorizar e ter uma postura crítica sobre as condições financeiras e físicas das escolas o que nos permite tomar decisões”, frisa o vogal. Nestes dois anos, registaram-se, em média, 100 alertas por mês de potenciais anomalias, segundo dados do instituto.

A plataforma agrega dados de todos os estabelecimentos de ensino, cerca de 5000 entre públicos e privados, que estão sob alçada do Ministério da Educação, diz Luís Farrajota. Até 2016, documentos como a requisição de fundos para despesas circulavam em papel entre os agrupamentos de escolas e o Igefe. O terreno era, por isso, mais fértil para fraudes ou uso descontrolado de dinheiros públicos.

Também dentro da tutela, o sistema permitiu libertar “recursos dispersos ao longo de outras estruturas e organismos geridos através do orçamento do Ministério da Educação e Ciência e reduzir custos” internos, salienta o vogal do Igefe.